今回は、打ち合わせを失敗せずに進めるための方法をお伝えします。
建設業界では、多くの人々や業種と関わるため、打ち合わせや会議は欠かせないものです。特に施工管理においては、毎日何かしらの会議や打ち合わせが必ず行われるような環境です。しかし、新人や若手の方にとっては、しっかり教えてくれることが少なく、どう進めればいいのか戸惑うことが多いと思います。見様見真似では、不安ですよね。
打ち合わせや会議には大きく2つのパターンがあります。1つは「方針を決める打ち合わせ」、もう1つは「意思疎通を図る打ち合わせ」です。どちらにおいても、うまく進める方法は同じです。
今回お伝えするのは、事前の準備は何をすべきか、そして本番ではどのような点に気をつけるべきかをお伝えし、最後には重要なポイントもお話しします。
今回の内容をマスターし、会議をスムーズに進行し、失敗をしないようにしてみてくださいね。
この記事を書いた人
株式会社 RaisePLAN 代表取締役
武田 祐樹（たけだ ひろき）
【これまでの活動】
- 総合建設業に17年在職後、独立起業。
- 建設現場の生産性向上支援や施工管理の教育支援を展開。
- 中小企業デジタル化応援隊事業（中小企業庁）のIT専門家。
- YouTubeや音声配信、Instagram・メールマガジンなどで情報発信を行い、電子書籍の出版やオンライン講師、オンラインセミナー活動に積極的に取り組む。
- 建設業の現場効率化の仕掛け人としてAbemaPrimeに出演（2023年3月）。
事前準備の５つのポイント
ここでは、会議や打ち合わせを行う前に、事前に考えておかなければいけないポイントをお伝えします。これが出来れば、基本的にはスムーズに進めることが出来るくらい、大切ですので、しっかりと押さえておきましょう。
1. ゴールの設定
1つ目は、「ゴールの設定」です。打ち合わせを行う目的や最終的な目標を、具体的かつ明確にすることが非常に重要です。
例えば「本日の打ち合わせでは、工程変更の詳細を確認し、来週から適用するための承認を得る」というように、集まる意図を具体的に定めておきます。これは、参加者の意識を統一し、各自が必要な準備をしやすくするためでもあります。目的がはっきりしない会議は、「とりあえず集まってみた」という曖昧な状態に陥りがちです。
参加者全員が議題を理解し、打ち合わせを通して何を達成するべきかを明確に意識しておくことで、時間を無駄にせず、意義ある打ち合わせが実現します。
2. 最低限守るべきものの確認
2つ目は、「最低限守るべきルールの確認」です。これは、打ち合わせで討議する内容において、絶対に変更できない要件や条件を確認し、共有するということです。
例えば、予算が限られている場合、その制約範囲内でアイデアや解決策を考えなければなりません。また、納期が決まっている場合には、その期日までに必ず完了できるかを意識した議論が必要です。打ち合わせの方向性を左右するような基本ルールや制約条件を事前に明らかにしておくことで、話が迷走するのを防ぎ、効率的な議論ができます。
こうした前提条件がないまま進行すると、時間が無駄になり、せっかくの集まりが不完全なものになりかねません。
3. 主導権の保持
3つ目は、「主導権の保持」です。進行役としての自覚を持ち、設定したゴールに向けて会議をリードすることが大切です。
進行役が曖昧なままだと、参加者の発言や意見が散漫になり、会議が脱線することもあります。主導権をしっかり持つためには、まず自分がその会議で何を達成したいのか、参加者に何を求めるのかを事前に整理しておき、進行のペースや内容を意識して進めます。また、必要があれば発言の順番をコントロールし、発言の流れを整えながら、ゴールに向かって全員が同じ方向へ向かえるようにします。
4. 既に決まっている事項の確認
4つ目は、「既に決まっている事項の確認」です。事前に確認されていない制約や既定事項が打ち合わせ中に明らかになると、それまでの話が全て無駄になってしまう可能性があります。
例えば、現場のある場所には既に動かせない機材がある、あるいは指定された日程は変更できないなど、あらかじめ決まっていることについては、参加者全員が事前に知っておく必要があります。
この情報を知らないままの議論は、大きな時間の無駄ですし、場合によっては打ち合わせの再設定が必要になりかねません。既定事項や制約は必ず事前に確認し、進行中に参加者全員が共有している状態を作り出しましょう。
5. シミュレーション
最後に、5つ目のポイントは「シュミレーション」です。打ち合わせがどのような流れで進むか、頭の中でシミュレーションし、必要な資料や話の順序、想定される質問などを整理しておくことが大切です。
例えば、「Aの問題について議論した後、Bの方針を確認し、Cの具体的な対応策を決定する」というように一連の流れを頭に描き、シミュレーションしておきます。この準備ができていると、議論がスムーズに進行し、会議の目的達成に向けた道筋が明確になります。
さらに、参加者からの想定される質問や、意見のぶつかり合いがありそうな場面をイメージしておくと、咄嗟の対応もしやすくなります。
打合せでの８つのポイント
これで事前準備は完了です。次に、実際の打ち合わせで気をつけるべきポイントを見ていきましょう。これからお伝えする8つのポイントは、リモート会議でも基本的に同じように活用できます。
1. 司会進行を決める
1つ目は「司会進行の決定」です。まず最初に、司会進行役を誰が務めるのかを明確に決めましょう。司会進行が曖昧だと、誰が話し始めるのかや進行の流れが分からず、会議がだらだらと続く原因になります。
自分が司会を務める場合でも、誰かを指名して進行を任せる場合でも、責任を持って進められるよう、司会進行を明確にしておくことが重要です。
2. 会議の開始を宣言する
2つ目は「会議の開始の宣言」です。司会進行が決まったら、まず「これから何についての打ち合わせを行います」と宣言し、会議の目的をはっきりと示しましょう。これにより、会議の方向性が明確になり、だらだらとした進行を避けることができます。
さらに、今回の打ち合わせで決める内容や順番も事前に共有しておくと、スムーズな進行に繋がります。
3. 参加者を観察する
3つ目は「参加者の観察」です。会議中は、参加者の様子や反応を観察し、誰が知識を持っているキーマンなのか、誰が単に意見を述べたいだけなのかを見極めることが大切です。特に、発言権を持つ人とそうでない人がいる場合には、その違いを把握することで打ち合わせの進行がスムーズになります。
適切にキーマンに発言を促すことで、会議の議論が要点を外れることなく進行できます。
4. 脱線に注意する
4つ目は「脱線への注意」です。会議が進むと、話題が脱線することも多々ありますが、脱線自体が悪いわけではありません。脱線によって新しいアイデアが生まれることもあるからです。ただし、ゴールから遠ざかりすぎてしまうと何も決まらないまま終わる危険もあります。
話が脱線したと感じたら一度立て直し、「では、元の議題に戻りましょう」といった形で進行を元の軌道に戻しましょう。これにより、貴重な時間を無駄にせず、会議を効率よく進めることができます。
5. 主導権を奪われない
5つ目は「主導権の維持」です。会議中に発言力がある人や経験豊富な人が主導権を握ることがありますが、必ずしも悪いことではありません。自分が進めたいゴールに沿っているのであれば、一時的に主導権が移っても問題ありません。
ただし、議論が自分の設定したゴールと一致しているかは常に確認しながら進行を管理し、結論が出た段階では「これでよろしいですか？」と確認してから次の議題に移りましょう。
6. 要所での結論を出す
6つ目は「要所での結論出し」です。会議が進む中で何かが決まったときは、その都度明確に結論を出し、次に進むことが重要です。この確認があると、進行がスムーズになるだけでなく、決定事項が曖昧なまま先に進むことを防げます。
各ポイントでしっかり合意を取ることで、全体として整理された会議が実現できます。
7. 結論をまとめる
7つ目は「結論の確認」です。会議の最後には、必ずすべての決定事項をまとめて確認しましょう。「今回決まったことをもう一度確認します」とまとめておくと、参加者全員が同じ認識を持ち、その後の行動に繋がりやすくなります。
これによって、会議内容が参加者全員にしっかりと共有され、次のステップへ進む準備が整います。
8. 会議の終了を明確にする
8つ目は「会議の終了の明確化」です。会議の終了が曖昧だと、話が終わった後もダラダラと雑談が続いてしまうことが多々あります。これを防ぐために、必ず「以上で今回の打ち合わせを終了します。お疲れ様でした」と終了を明確に宣言しましょう。
この一言があることで、参加者がスムーズに解散し、次の作業に移りやすくなります。
打ち合わせ後のアクションも大切
打ち合わせが終わった後も、仕事はまだ終わりではありません。必ず議事録を作成し、決まったことを文書にまとめ、参加者全員に共有します。
人間の脳はたった１時間で記憶の約40％を失うと言われています。まだ情報が新鮮なうちに、ささっと決定事項を記録してしまいましょう。そして、それを関係者と共有することが重要です。議事録を作成することで、打ち合わせで決まった内容が今後の業務に効果的に活用されます。
また、会議中に決められることはその場で決断することを心がけましょう。保留が多いと次の会議が先送りになり、進捗が遅れてしまうことがあります。自分の意思をしっかりと持ち、タイムパフォーマンスを意識しながら進めることで、効率的な打ち合わせを実現することができます。
近年では、AIで議事録を作成するツールも多く登場しており、それを活用することで作業の効率が大幅に向上します。リアルタイムで議事録を作成でき、すぐに共有できるので、業務のスピードアップに役立ちます。ぜひ試してみてください。
まとめ
打ち合わせや会議を成功させるためには、まず司会進行をしっかり決め、常にゴールを意識して進行することが重要です。
議論が脱線した場合でも、適切なタイミングで軌道修正を行い、主導権が一時的に他者に移ったとしても、ゴールに向かって進んでいる限り問題ありません。各ポイントで結論が出た際にはその都度確認し、最後にすべての決定事項をまとめてから会議を明確に終了させることで、スムーズで効率的な打ち合わせが実現できます。
最終的に、打ち合わせが成功するかどうかは、事前準備と当日の進行にかかっています。しっかりと目的を設定し、ゴールを見据えた進行を心がけることで、会議は確実に成功へと導かれます。経験を重ねることも大切ですが、基本に忠実なセオリーを守ることが、成功の近道です。万全の準備を整え、自信を持って次の打ち合わせに臨んでください。
今回お伝えした内容が、皆さんの打ち合わせに役立ち、実践で効果を発揮できることを願っています。ぜひ、実践して成果を感じてみてください！
