今回は、打ち合わせを失敗せずに進めるための方法をお伝えします。
建設業界では、多くの人々や業種と関わるため、打ち合わせや会議は欠かせないものです。特に施工管理においては、毎日何かしらの会議や打ち合わせが必ず行われるような環境です。しかし、新人や若手の方にとっては、しっかり教えてくれることが少なく、どう進めればいいのか戸惑うことが多いと思います。見様見真似では、不安ですよね。
打ち合わせや会議には大きく2つのパターンがあります。1つは「方針を決める打ち合わせ」、もう1つは「意思疎通を図る打ち合わせ」です。どちらにおいても、うまく進める方法は同じです。
今回お伝えするのは、事前の準備は何をすべきか、そして本番ではどのような点に気をつけるべきかをお伝えし、最後には重要なポイントもお話しします。
今回の内容をマスターし、会議をスムーズに進行し、失敗をしないようにしてみてくださいね。
この記事を書いた人
株式会社 RaisePLAN 代表取締役
武田 祐樹（たけだ ひろき）
【これまでの活動】
- 総合建設業に17年在職後、独立起業。
- 建設現場の生産性向上支援や施工管理の教育支援を展開。
- 中小企業デジタル化応援隊事業（中小企業庁）のIT専門家。
- YouTubeや音声配信、Instagram・メールマガジンなどで情報発信を行い、電子書籍の出版やオンライン講師、オンラインセミナー活動に積極的に取り組む。
- 建設業の現場効率化の仕掛け人としてAbemaPrimeに出演（2023年3月）。
事前準備の５つのポイント
ここでは、会議や打ち合わせを行う前に、事前に考えておかなければいけないポイントをお伝えします。これが出来れば、基本的にはスムーズに進めることが出来るくらい、大切ですので、しっかりと押さえておきましょう。
1. ゴールの設定
打ち合わせ後に「知りたいこと」や「達成したい目標」を明確にすることが大切です。会議が終わった時に「自分が知りたいこと」「達成したい目標」をしっかりと考えておきましょう。例えば、打ち合わせで決めたいことが明確であれば、そこに向かって議論を進めやすくなります。
2. 最低限守るべきものの確認
予算や期日など、これがないと議論が曖昧になりがちです。万が一、すべてが思い通りにいかない場合でも、最低限守りたい基準を自分の中で整理しておきましょう。この最低限の条件がないと、打ち合わせが曖昧なまま進んでしまうことがあります。
3. 委ねる進め方の危険性
他人任せにするのは最悪のパターンです。打ち合わせをリードする人がゴールを持っていないと、話が進まず、結局何も決まらないという事態に陥ります。リーダーは常に自分のゴールをしっかりと持ち、他人に委ねることなく進めることが大切です。
4. 動かせない条件の把握
すでに決まっている条件や変えられない要素（例：仕上げや大型機械など）を把握しておかないと、打ち合わせが進行した後で「それはもう決まっているので、その先を話し合いたい」といった無駄な議論や時間の浪費が発生する恐れがあります。事前にこれらをしっかり把握しておくことで、スムーズな進行が可能になります。
5. シミュレーション
打ち合わせがどう進むか、最低でも2～3回は頭の中でシミュレーションし、どのように結論に至るかをイメージしておきましょう。これにより、必要な資料や質問が明確になり、それらを準備することで、会議がスムーズに進行します。シミュレーションによって、どの場面でどのような議論が行われるかを予測することができます。
打合せでの８つのポイント
これで事前準備は完了です。次に、実際の打ち合わせで気をつけるべきポイントを見ていきましょう。これからお伝えする8つのポイントは、リモート会議でも基本的に同じように活用できます。
1. 司会進行を決める
まず最初にやるべきことは、司会進行を誰が務めるかを決めることです。司会進行が明確になっていないと、誰が話を始めるのか、進行をどうするのかが曖昧になり、会議がグダグダになることがあります。自分が司会進行を務めるか、あるいは誰かを指名して進行を任せ、責任を持って進めていくことが重要です。
2. 会議の開始を宣言する
司会進行が決まったら、必ず「これから何についての打ち合わせを行います」という宣言を行いましょう。これにより、会議の目的が明確になり、ダラダラとした進行を避けることができます。さらに、今回の打ち合わせで決めることの順番も事前に示しておくと、スムーズに進行することができます。
3. 参加者を観察する
会議が始まったら、参加者の様子をしっかり観察することが大切です。誰がただ話したいだけの人か、誰が知識を持っているキーマンなのかを見極めることが必要です。特に、発言権を持っている人とそうでない人がいる場合、その違いを把握することで、打ち合わせをスムーズに進めることができます。キーマンに適切に発言を促すことが、会議の効率的な進行に繋がります。
4. 脱線に注意する
会議が進行する中で、議論が脱線することはよくあります。アイデアが生まれることもあるため、脱線自体が悪いわけではありませんが、あまりにもゴールから遠ざかりすぎると、最終的に何も決まらない危険があります。議論が脱線したと感じたら、一度話を止めて軌道修正をしましょう。「先ほどの議題に戻りますが」といった形で、進行を再度軌道に乗せることが大切です。これにより、無駄な時間を防ぐことができます。
5. 主導権を奪われない
会議の進行中、知識が豊富な人や声の大きい人が主導権を握ることもあります。しかし、それが悪いわけではありません。自分が進めたいゴールに向かっているのであれば、主導権が一時的に移っても問題ありません。ただし、その場の議論がどのように進んでいるかを常に把握し、自分のゴールと一致しているか確認しながら進行します。結論が出た段階では必ず「これでよろしいですか？」と確認し、次の議題に進むようにします。
6. 要所での結論を出す
会議が進む中で、決まったことがあればその都度、明言して結論を出し、次に進むことが重要です。こうすることで、議論が一つの結論に至ったことを明確にし、次のステップにスムーズに進めます。曖昧なまま次に進むことを避け、各ポイントでしっかりとした合意を取ることが大切です。
7. 結論をまとめる
会議の最後には、必ずすべての決定事項をもう一度確認しましょう。「今回決まったことをもう一度確認させていただきますね」といった形で、最終確認をすることで、参加者全員が理解し、納得しているかを確認できます。これにより、全員が同じ認識を持ち、今後の行動に繋げることができます。
8. 会議の終了を明確にする
会議が終わったのかどうかが曖昧になることがしばしばあります。これを防ぐために、必ず「以上で今回の打ち合わせを終了します。お疲れ様でした」といった形で、終了を明確に宣言しましょう。この一言で、参加者も自由に動けるようになり、次の仕事にスムーズに移ることができます。
打ち合わせ後のアクションも大切
打ち合わせが終わった後も、仕事はまだ終わりではありません。必ず議事録を作成し、決まったことを文書にまとめ、参加者全員に共有します。
人間の脳はたった１時間で記憶の約40％を失うと言われています。まだ情報が新鮮なうちに、ささっと決定事項を記録してしまいましょう。そして、それを関係者と共有することが重要です。議事録を作成することで、打ち合わせで決まった内容が今後の業務に効果的に活用されます。
また、会議中に決められることはその場で決断することを心がけましょう。保留が多いと次の会議が先送りになり、進捗が遅れてしまうことがあります。自分の意思をしっかりと持ち、タイムパフォーマンスを意識しながら進めることで、効率的な打ち合わせを実現することができます。
近年では、AIで議事録を作成するツールも多く登場しており、それを活用することで作業の効率が大幅に向上します。リアルタイムで議事録を作成でき、すぐに共有できるので、業務のスピードアップに役立ちます。ぜひ試してみてください。
まとめ
打ち合わせや会議を成功させるためには、まず司会進行をしっかり決め、常にゴールを意識して進行することが重要です。
議論が脱線した場合でも、適切なタイミングで軌道修正を行い、主導権が一時的に他者に移ったとしても、ゴールに向かって進んでいる限り問題ありません。各ポイントで結論が出た際にはその都度確認し、最後にすべての決定事項をまとめてから会議を明確に終了させることで、スムーズで効率的な打ち合わせが実現できます。
最終的に、打ち合わせが成功するかどうかは、事前準備と当日の進行にかかっています。しっかりと目的を設定し、ゴールを見据えた進行を心がけることで、会議は確実に成功へと導かれます。経験を重ねることも大切ですが、基本に忠実なセオリーを守ることが、成功の近道です。万全の準備を整え、自信を持って次の打ち合わせに臨んでください。
今回お伝えした内容が、皆さんの打ち合わせに役立ち、実践で効果を発揮できることを願っています。ぜひ、実践して成果を感じてみてください！
