【机の整理整頓と仕事の効率性】本当に仕事ができる人の習慣とその効果

仕事が出来る人の特徴について考えたことがありますか？

「机が散らかっている人は仕事ができない」、「仕事が出来る人の机はいつも整っている」と言われることがありますが、これはジンクスでしょうか？事実でしょうか？

以前私は「机の状態と仕事の能力は関係ないのでは？」と思っていたのですが、現在は整理整頓と効率性には強い相関関係があると確信しています。本記事では何故そのように感じるようになったのか、簡単に真似できる効率化の工夫をご紹介します。

整理整頓が得意な人と苦手な人が世の中にはいます。また、整理整頓が得意な人といっても、整え方は人それぞれです。本記事では様々なタイプに注目してお話を進めていきます。

皆さんはどのタイプなのか、どうすることが仕事の効率化に繋がるのかを考えるきっかけにしていただけたら幸いです。

机の整理整頓ができている人の仕事の進め方

机の上も中身も綺麗なタイプの人は、すでにその習慣が身についています。資料やツールがどこにあるのかを把握しているため、迷わず仕事に取り掛かることができます。

仕事を進める中で、探し物をする時間は非常に無駄です。会議の資料やハサミ一つでも、必要なものをすぐに手に取れる環境を整えておくことは、仕事全体の効率を大幅に向上させます。

ここでは、彼らが実践している具体的な工夫を紹介します。次の仕事にスムーズに取り掛かるために、彼らが「未来の自分のために」時間をかけて行うことが2つあります。

1. インデックスの付け直し
2. 資料の再整理

これらを行うタイミングは人それぞれですが、多くの場合、1つの現場が終了した際に実施します。新しい現場が始まったとき、すぐに過去の資料を参照できるように、関連資料を1つのフォルダにまとめたり、開かずとも何の資料か分かるようにインデックスを付けたりして整理を行います。

会議資料やプロジェクトプランをカテゴリーごとに分けておくことで、同様のプロジェクトに取り組む際に役立ちます。「以前調べたことがあるけれど資料が見つからないので、もう一度調べる」という無駄な時間を削減したいですね。

過去の資料をすぐに手に取り、過去の経験を基に新たな仕事に取り組むことは、時間の短縮だけでなく、質の高い成果を生むことにもつながります。

机の上が汚いが仕事ができる人のパターン

机が散らかっているけど仕事が出来る人を知っているという方もみえるのではないでしょうか。この「机の上が汚いが仕事ができるタイプの人」は机が汚い事を逆に利用して、独自の効率化を図っているのです。

あえて机の上に全てを出しておく戦略

このタイプの人たちは、あえて机の上に必要なものを全て出しておくことで、作業の効率化を高めています。資料を出す時間、引き出しを開け閉めする時間を削減できます。

あえて仕事道具を目に見える範囲に広げることで、視覚的にタスクを「見える化」しているのです。つまり、机が他人から見ると机が散らかっているように見えるけど、当人にとっては散らかっていないのです。

視覚的なリマインダーとしての机の状態

このタイプは、同時に複数の現場を進行している時や、やらなければいけない事が多岐に渡っている時に有効です。

例えば、翌日やるべきタスクの資料を前夜から目立つ場所に置いておくことで、出社した瞬間にその日の仕事をすぐに思い出せるようにしたり、右側には重要な現場の資料を置き、左側には今日中に処理すべきタスクを置くことで、タスクをこなしながら現場のことも気に掛けたりする方法があります。

このように、机の上の状態を「視覚的なリマインダー」として活用しているのです。

机の上だけ綺麗で中身がぐちゃぐちゃな人の問題点

最後に、見た目は整っているが、実際の中身が整理されていない人たちについて考えてみましょう。彼らは、見た目だけを整えることで、逆に仕事の効率を大きく損なってしまうことがあります。

見た目の整頓と実際の効率性のギャップ

ここまで、机が綺麗でも散らかっていても、効率的に仕事が行える人の話をしてきました。最後に、仕事の効率を大きく損なってしまっているタイプを紹介します。それは、「机の上だけ綺麗で、中身が散らかっているタイプ」です。

説明するまでもないですが、見た目がいくら整っていても、引き出しや棚の中がごちゃごちゃな状態では必要な物をすぐに取り出すことができません。資料を探す時間はとても無駄です。仕事に取り掛かるのにも遅れが生じてしまいます。

偽りの達成感と業務の停滞

「机の上が綺麗」という状態は、仕事を完了されたと錯覚してしまったり、仕事が進んでいるという偽りの達成感を得てしまったりする危険性があります。短期的には満足感を得られるかもしれませんが、長期的にみると仕事の質は圧倒的に低下します。

物を探す時間、作業に取り掛かる際にどこから手を付けていいのか分からず業務が停滞する時間により、結果として、タスクが後回しになります。仕事全体のパフォーマンスの低下は周囲からの信頼も失いかねません。

まとめ

私は色々な人と仕事をさせていただく中で、「整理整頓と仕事の効率化の相関関係」を強く感じるようになりました。机が散らかっっていることが仕事の効率化に直結するわけではないですが、整理整頓は仕事効率化にとって要になっているようです。

机の上も中身も整っていると、次のタスクにもスムーズに取り掛かれ、結果的に仕事の質が向上します。逆に、あえて机を少し散らかしておくことで、視覚的に次のタスクをリマインドしながら効率を高める方法もあります。しかし、見た目だけ整えて中身がぐちゃぐちゃな状態では、仕事の効率は大幅に低下してしまう危険性があります。

本記事では３パターンご紹介をしましたが、皆さんはどのタイプに近かったですか？
ぜひこの機会に、自分の机の状態を見直してみませんか？

次の仕事に備えて机の整理整頓を通じて、もっと快適で効率的な仕事環境を手に入れましょう。常に準備万端で臨むことが、結果的に仕事の質を高め、信頼を勝ち取る鍵になるはずです。