【建設現場/働き方改革の事例】オンライン事務員の採用

本記事では、現場ラボが行った現場の働き方改革11の施策の中の事例【オンライン事務員の採用】について紹介します。

現場専用の事務員さんがいれば、皆さんの仕事は楽になると思いませんか？単純に、自分たちの仕事を肩代わりしてくれるので、どのくらいの効果があるのかはわかりやすいですよね。

ただ現場で事務員さんを雇うというのは、大規模現場ではよく見られる光景ですが、中・小規模の現場では夢のような話。結局自分でやるしかないか、と諦めるのが一般的であり、結果残業の毎日。交通費やら厚生福利費やらで結構かかり、契約もしんどいですしね。

もしもそんな事務員さんを、気軽に雇うことができたら助かりますよね。僕はそれを、オンラインで解決してみました。片付けや掃除ができない？コーヒーを出してくれない？そんな声が聞こえる中、取り組みを立案し導入にこぎつけたのです。

その効果は絶大。ただし、ちょっとコツがあります。

その辺を踏まえながら、今回は【オンライン事務員の採用】について、基本的な使い方とメリットやデメリット、そして応用的な使い方までお話していきます。

導入の基本

僕ら施工管理の仕事の中には、現場じゃないとできないことも多いですが、デスクでしかできない事務作業だってあります。そしてその事務作業も、難易度が高いものとそうじゃないものがありますよね。そこを仕分けることができれば、オンライン事務は成立します。

よく考えると、現地じゃなくてもできる事務作業は多くあります。毎日に書類整理や議事録の作成、仕上げ表などの資料、週報や月報などの書類などなど。難しくはないが、時間のかかる作業。これがオンライン事務との相性が良いと言えます。

クラウドによってデータ共有をすることができれば準備はＯＫ。後はどうやってスムーズなやり取りをするのかという部分がカギとなります。今回試験導入した効率化案も、この事務員さんの協力なしには実現できませんでした。コスト的に考えても現場としてはとてもありがたく、事務員さん側もスキマ時間で働けるメリットがあるのです。

メリット

• 工夫と伝え方次第で、かなり幅広い仕事をカバーしてくれる
• 家事・育児をしながら働けるので、働きたい人材が多く確保が簡単
• 毎日繰り返す作業や、定時の作業などの忘れがちな業務の効率が良い
• 継続的に契約できれば、お互いにどんどん楽になっていく

デメリット

• 相手の能力、やる気に大きく左右される
• 伝えたり、評価したり、継続してもらうためのマネジメント能力が問われる
• 突然の業務や急ぎの仕事には向いていない
• お互いにオンラインスキルがお互いに必要

応用的な活用方法

• 現場のサイネージなどの更新、朝礼の自動化などを遠隔で行うことができる
• 持久性であるため、現場だけの仕事に限らず働いてもらえる
• 自分専用の事務員さん制度を作るのも良い。そこまで大きなコスト負担にならない
• 相手のスキルをヒヤリングすることで、思いもよらない仕事を任せたりも

ポイントとまとめ

半委任契約を結ぶことで、契約の手間を最小限にとどめることができます。スムーズなやり取りのコツとしては「チャットツール」をお勧めします。忘れが少なく、データのやり取りにも優れます。

緊急性の低い仕事を選定・伝達し、それを空いた時間で対応してもらう。これが基本になります。育児などで働きたくても働けない人が多くいる中でも、能力値の高い人はたくさんいます。実際に今回協力いただいた方はとても高い能力の方でした。

意欲的な人が建設業界で働いてもらうことは、様々な利点があるように思います。何より、ちょっとワクワクすると思いませんか？

まずは試験導入をお勧めします。思わぬ発見があると思いますよ。