【現場監督の仕事術】必須スキル『報告力』について解説します【テンプレート有り】

現場で何かが起きた時、それを先輩や上司に報告をしたり相談をしたりしますよね。悪いことが起きた、失敗をした、分からないことが出てきたなど。いろいろな場面があると思います。

そんな時、ぜひ身に着けて欲しい「伝え方」というものがあります。

簡単に報告と言っても、伝え方一つでイラつかせてしまうこともあります。相談する時にも、全然意図しない答えが返ってきてしまうこともあります。そうならないための、考え方をお伝えしていきます。

ここで結論を述べると、相手の時間を奪わず労力をかけさせない伝え方が重要というお話になります。気になる方は最後までお付き合いお願いします。

伝える力を身につけよう

NG事例：なにか現場で失敗をしてしまったケース

そんなときにどういう報告をするべきなのかという話をしてみます。

• ダメな報告その①

• ダメな報告その②

①については、情報がなさ過ぎて「何がだよ！」となりますよね。

②については、無駄な情報が多すぎて「結局何を言いたいのか」が全く入ってこない。何を伝えたいのか、どうして欲しいのかが全然わからないまま時間が過ぎていきます。

これらのパターンで、良くないことを端的に言うと、「相手に無駄な頭を使わせている」ということです。

報告や相談については、必ず相手に「分かっておいて欲しい事」があるか、もしくは「アドバイスが欲しい」ことがあるわけです。

にもかかわらず、そこに至るまでにたくさんの時間と労力をかけさせているという事になり、引き出したい事を全く引き出せないどころか、相手をイラつかせてしまうということになってしまっています。これではいけません。

では、どういう伝え方をすればよかったのか。

相手の時間を最小限にする

まず大前提として、相手の方が経験値は上だという事を理解することです。1から10まで事細かに説明しなくても相手は分かります。

「今掘削作業をしていて、バックホウが動いているのですが」という情報は、不要だという事です。だって、あなたよりも知っているから。相手をなめてはいけません。そこは「作業中に」でいいという事です。

それを踏まえたうえで報告や相談をする時に考えなければいけない事は「どういうゴールに進めたいのか」を明確にすることです。

「うん、分かった」だけを引き出したいのか、自分のやり方があっているのかを聞きたいのか、分からないから教えて欲しいのか。そういう、ゴールの設定をしておかなくてはいけません。

そのゴールを明確にしたうえで、それを言わせるために必要な情報は何なのかを考えます。それを出来るだけ短い言葉で端的に伝えるのが鉄則です。

例えば「うん、分かった」を引き出したいのに、「すいません、やっちゃいました」って事にはなりません。だって気になりますよね。もし自分が報告されたら、次にどんな質問をするのかを考えるのです。そしてそれを先に伝えます。

伝える時のテンプレート

1. 最も重要な情報を最初に
2. 誤解されそうな内容を補足説明
3. 引き出したい質問をする

以上の3つで構成します。

①の場合：軽量下地の墨出しを間違えてしまいました。

②の場合：まだ組み始めで傷は浅いのですが、職人さんには他の場所からスタートしてもらい僕は是正作業に入ります。

③の場合：他に気を付けることはありますか？

という感じです。

簡潔で基本的にはその内容だけである程度を網羅しています。その後に気になるところがあれば「なんで間違えたの？」という質問は来るかもしれません。その時は明確に答えるということです。

もちろん、そのくらいの質問は来ることが予想できるでしょうから、その答えも用意しておくのがベターです。

「相手に伝える」というスキル

現場監督にはもっとも重要なスキルの一つと言っていいのが、この「伝える」というスキルです。

余計な情報は削除し、重要な物だけを端的に伝える。誤解されそうな部分だけ補足説明をする。そして引き出すための質問や言葉を付け加える。これだけでＯＫだという事です。

多く話すと、言い訳をしているようにも聞こえますし、回りくどくてイラつかせることにもなります。いい事はない訳です。

相手の時間を奪うことなく、相手の質問数を極力減らすようにする。怒られるかどうかという、自分を一番の考え方だと、どうしても言い訳がましく長い説明になってしまいます。

自分の事ではなく、相手の事を考えるからこそ、上手く伝わるわけです。

そういう報告や相談ができるように、しっかりと準備と整理をしてから相手に伝えるようにしましょう。