効率化はシンプルに考えるべし

2024年の残業規制に向けて、何とか効率化していこうと奮闘している中で、業務量が多くどうしても残業が続いてしている人が後を絶たない状況です。

効率化に対して、負担ばかり増えて大きく変わることはないと感じるという負のイメージを持っている人も多いと思いますが、考え方を少し変えると、そうでもないのです。

本記事は、効率化の在り方についてお話します。思ったよりもすごくシンプルだと感じでいただけると思います。

これから効率化を進めていかなければならないと思っている人も、効率化に対して嫌悪感を持っている人も前向きになれるような内容となっていますので、ぜひお読みください。

削除することも効率化

効率化とは、とてもシンプルです。

効率化と聞くと、業務を少しでも少なくして楽になるようにする施策と思われがちですが、それだけが効率化ではありません。

効率化は、もっとシンプルに考えることができるのです。

それは、思い切って何かを削除するという選択です。

その理由は私の後輩が放ったひと言にあります。

後輩の回答に対して、なるほどと思いませんか。

経験値の浅い若手にとって、どんな仕事であっても、それ自体をやらなくてよくなることで楽になると感じるという、非常にシンプルな話なのです。

つまり、効率化を前進させるためには業務を少し減らすのではなく、業務ごと削除する必要があるのです。

削除による効率化の実例

ここまでお話したように、業務を少し減らして楽にするという考えではなく、やらなければならない業務自体を削除して効率化を進めた実例についてお話します。

さて、朝の８時～10時の現場を思い浮かべてみてください。大忙しですよね。

私も毎回毎回忙殺されていた身なので、どうにかこの朝の時間を効率化したいと思ったのです。

まずは、朝に行っている業務を以下の３つに分けました。

1. 朝礼
2. 新規入場者教育
3. 職人の対応

そして、この中からやらなくてもよい業務を作り出すために、策を講じました。

• 朝礼を自動化し、毎朝朝礼を行わなくてもよい仕組みをつくった
• 新規入場者教育を動画に切り替え、該当者自ら動画を見るだけで完了する仕組みをつくった

こうすることで、２つの業務を削除することに成功し、見事効率化を感じることができました。

それだけではなく、朝礼の自動化に伴い、朝決まった時間に必ず来なければならないという縛りがなくなり、朝の忙しい時間に一気に職人さんが集まるということが減りました。

業務を２つなくしたことで、職人さんが一気ではなく、ぽつぽつと来るという現象が起こり、その時々に対応すればよいので、予期せず気持ちが楽になりました。

効率化について改めて考えよう

効率化はとてもシンプルです。

まずは全部同じ人がやらなければならないという先入観を捨てましょう。

たくさんある業務を大まかに分けて、どちらかをなくした場合楽になるというシンプルな考えのもと、どのような策を打っていくとそれを実行できるのかを考えましましょう。

安易と思われるかもしれませんが、基本的に効率化とはシンプルな考えから始まると考えています。

残業規制を目の前にした今、効率化について改めて考える機会にしていただき、少しずつ前進していっていただけたらと思います。