デジタルトランスフォーメーション（DX）の導入に苦戦していませんか？ 多くの中小企業やゼネコンが直面するこの課題に対し、効果的な解決策をご提案します。
本記事では、DXを初期段階から実践的に進める方法を詳細に解説し、ビジネスの効率化を図る手順を明確にします。業務の仕分けから始め、データ共有、外部委託、そして最終的なデジタル化に至るまで、各ステップを具体的に説明します。
この記事を通じて、DXの実施に必要な実践的知識を得ることができ、読み終えた後には、デジタル化の道筋が明確になり、業務効率化に向けた確かな一歩を踏み出すことができるでしょう。
この記事を書いた人
株式会社 RaisePLAN 代表取締役
武田 祐樹（たけだ ひろき）
【これまでの活動】
- 総合建設業に17年在職後、独立起業。
- 建設現場の生産性向上支援や施工管理の教育支援を展開。
- 中小企業デジタル化応援隊事業（中小企業庁）のIT専門家。
- YouTubeや音声配信、Instagram・メールマガジンなどで情報発信を行い、電子書籍の出版やオンライン講師、オンラインセミナー活動に積極的に取り組む。
- 建設業の現場効率化の仕掛け人としてAbemaPrimeに出演（2023年3月）。
第一段階：業務の仕分け
デジタルトランスフォーメーション（DX）の初歩として、業務の分類と整理は非常に重要です。このステップは、後の効率化を成功させるための基礎を築くプロセスです。業務分類の目的は、企業が抱える様々な業務を効率的に管理し、必要なリソースを適切に配置することです。間違った分類は、重要な業務の見逃しや不必要な作業に時間を費やすリスクを生じさせます。また、どの業務にテクノロジーを使い、どの業務を人の手で行うかの基準もこの段階で明確にします。
業務の分類方法では、まず現場依存度に注目します。現場依存型業務は、現場の状況や条件に直接依存する業務を指し、一方で現場非依存型業務はオフィスや遠隔地でも可能な業務です。現場依存型業務はリモートやデジタル化が難しいが、現場非依存型業務はデジタルツールで効率化しやすく、リモートワークやアウトソーシングが可能です。次に専門性に焦点を当てます。高専門性業務は専門的な知識や技能が必要なもので、低専門性業務は一般的な管理業務や事務作業です。低専門性業務は一般スキルで対応可能で、トレーニングにより従業員間で分散させることができます。
業務分類のプロセスには、評価と分析、リソースの割り当て、優先順位の設定が含まれます。まず、組織内の全業務をリストアップし、上記の基準に沿って分類します。次に、各業務に必要な人材、時間、予算を割り当て、効率的な管理を実現します。最後に、最も重要または緊急性の高い業務を優先し、リソースを効果的に利用します。このプロセスにより、デジタル化すべき業務と外部委託に適した業務が明確になり、全体の業務フローを効率化のために最適化します。結果として、組織はリソースを最適に活用し、業務効率を向上させることが可能になります。
第二段階：業務データの共有
デジタルトランスフォーメーションの第二段階として業務データの共有があります。ここではデジタル化を利用して業務の効率化を目指します。これは、情報のアクセス性を高め、業務プロセスを合理化するために欠かせません。クラウドベースのプラットフォームの活用により、文書やデータベースをオンラインで管理し、どこからでもアクセスできる状態を作り出します。Googleドライブ、Microsoft OneDrive、Dropboxなどのツールを使って、ファイルの保存、共有、編集をリモートで行えるようになります。
重要な文書やExcelファイルをクラウド上で共有することで、複数のスタッフがリアルタイムで情報を更新し、閲覧することが可能になり、情報の一元化が実現し、重要な決定を迅速に行うことができます。紙ベースのドキュメントは誤入力や紛失のリスクがあるため、デジタル化されたドキュメントは変更履歴が記録され、誰がいつ何を編集したかが明確になり、エラーの削減と透明性が向上します。
日常業務のデジタル化も重要で、従来の紙ベースの出勤簿をデジタル化することにより、勤怠管理が容易になります。オンライン出勤管理システムの導入により、従業員は自分のスマートフォンやPCから出勤・退勤を記録できます。また、デジタル化された業務プロセスは、請求書の処理や報告書の作成など、定型的な業務を自動化することで、効率が大幅に向上します。
デジタル化の導入プロセスでは、まず現状の業務フローを詳細に分析し、どのプロセスが時間を取っているか、どこにボトルネックがあるかを理解します。業務に最適なデジタルツールの選定が重要であり、文書管理にはクラウドストレージ、コミュニケーションにはチャットツール、プロジェクト管理にはタスク管理ツールなどが適しています。また、デジタルツールの導入に際しては、従業員のトレーニングとサポートが不可欠です。新しいツールの使用方法を理解し、適切に活用できるようにするための教育プログラムを用意します。
このように、デジタルツールの導入と日常業務のデジタル化は、業務効率の向上とエラーの削減に大きく寄与し、企業はよりスムーズな業務フローと高い生産性を実現できるようになります。
第三段階：業務の外部委託
デジタルトランスフォーメーションの第三段階では、業務の外部委託に焦点を当てます。この段階の目的は業務の効率化と専門性の向上で、適切な業務を外部のリソースに移管することです。
外部委託の主な目的は、社内リソースを核心業務に集中させることにあります。非中核業務を外部の専門家に委託することで、社内スタッフは自社の主要な価値創出活動により多くの時間とエネルギーを割けるようになります。現場に依存しない業務、つまりオフィスやリモート環境で効率的に行える業務（データ入力、書類作成、顧客対応、一部の管理業務など）は、社内で実施するよりも外部委託によってコスト削減や効率化が期待できます。
外部委託にはコスト削減のメリットがあります。固定費や人件費を削減でき、不要な人材を雇用せずに特定の業務を行う柔軟な手段を提供します。また、外部の専門家や業者は特定分野において高度な知識やスキルを持っており、品質の向上が期待できます。さらに、業務の一部を外部に委託することでリスクを分散し、会社の負担を軽減できます。
効果的なアウトソーシングを実現するためには、適切な業務の選定と信頼できるパートナーの選定が不可欠です。全ての業務が外部委託に適しているわけではなく、会社の戦略に基づいて最も適した業務を選ぶ必要があります。信頼できる業者やパートナーの選定には、実績、評判、コスト、コミュニケーションのスタイルなどを考慮します。また、委託する業務の範囲、期間、報酬、品質基準などの契約内容を明確にし、双方の期待値を合わせることが重要です。
外部委託は、企業の運営において重要な戦略的決定です。適切に行えば、コスト削減、効率化、品質向上に大きく寄与し、企業の競争力を高めることに繋がります。
第四段階：現場と内業のデジタル化
デジタルトランスフォーメーションの最終段階では、内業と現場業務を明確に区別し、それぞれに最適化されたツールや方法を導入します。内業ではデータ分析や予算管理などがデジタル化され、その効率が最大化されます。一方で、現場業務は基本的にそのままですが、デジタル化の進展により不要な作業が削減され、結果として残業時間の減少に寄与します。
現場業務のデジタル化には、安全管理が含まれます。デジタルツールを使って安全チェックリストを管理し、リアルタイムの監視とレポーティングが可能になります。これにより、安全上の問題を早期に特定し、迅速に対処することができます。また、工程管理では、工程スケジュールをデジタル化してプロジェクトの進捗状況をリアルタイムで追跡し、遅延のリスクを最小限に抑えます。資材管理もデジタルツールを活用して行い、資材の発注、在庫管理、配送スケジュールを効率的に管理します。
内業のデジタル化においては、事務作業の自動化が重要です。DXツールを使用して伝票処理や請求書の作成、報告書の生成などを自動化し、手動でのエラーを減らし時間を節約します。コミュニケーションもチャットツールやビデオ会議システムを利用して効率化し、迅速な意思決定と透明な情報共有が可能になります。さらに、クラウドベースのドキュメント管理システムを導入することで、書類の保存、共有、編集をデジタル化し、ドキュメントの検索時間を短縮しアクセス制御を強化します。
デジタル化の実施プロセスでは、現場業務や内業に最適なデジタルツールを選定し導入することが重要です。例えば、プロジェクト管理ツールや安全管理アプリ、ERPシステムなどがあります。新しいツールの導入に際しては、従業員のトレーニングが不可欠で、ツールを適切に使用できるようにするための教育プログラムを実施します。また、デジタル化されたプロセスを継続的にモニタリングし、従業員からのフィードバックを収集して改善を図ります。
このように、現場と内業のデジタル化を通じて、業務の効率化、エラーの削減、コミュニケーションの改善が実現され、企業の全体的な生産性が向上し、競争力が高まります。
まとめ
この記事を通じて、デジタルトランスフォーメーション（DX）の段階的な進め方を詳細に解説しました。DXは、単に新しいテクノロジーを導入すること以上の意味を持ちます。それは、業務の根本からの見直しと、それに伴う組織全体の変革を意味します。特に中小企業や特定の業界では、DXを成功させるためには計画的かつ段階的なアプローチが必要です。
まず、業務の仕分けから始め、適切な業務を識別し、デジタル化のための基礎を築きます。次に、業務データの共有を進め、クラウドベースのプラットフォームを活用して情報のアクセス性と透明性を高めます。さらに、非中核業務の外部委託により、社内リソースを最適化し、核心業務に集中できるようにします。最後に、現場と内業をデジタル化し、分業体制を確立することで、業務効率を最大限に高めます。
DXのプロセスを通じて、企業は効率的な業務フローを確立し、生産性を高めることができます。この変革は、業界全体の活性化にも繋がり、若い世代が参入しやすい環境を創出することができます。最終的に、DXは企業にとっての競争力を高める重要なステップであり、その成功は、適切な計画と段階的な実行によってもたらされます。この記事が、皆様のDX実施において有益なガイドとなれば幸いです。
