仕事の優先順位は非常に重要
皆さんどうでしょうか。優先順位しっかりと決められていますか？
いっぱい仕事がくると優先順位がぐちゃぐちゃになってしまいうまくこなせないとかどれから手をつけていいのかわからないと悩んでいる人はたくさんいます。
何を優先にどのような考え方に基づいてその順番をつけていかなければいけないのか混乱してくるのだと思います。
優先順位をしっかりとつけることができると仕事のスピードがものすごく上がります。そして仕事のキャパシティーもめちゃくちゃ上がってきます。かなり大きな差がついていきます。
逆にこれができないと仕事遅いということになりますし、その後の人にとってみるとものすごい迷惑をかけてしまうこともあります。あとは単純に先輩に怒られることもあります。
そのぐらい仕事の優先順位を決められるか決められないのかはとても重要な部分なのです。
今回のお話を参考にしていただき、しっかり身に付け活かしていただきたいと思います。
仕事の進め方
“まずはやりやすい仕事から手をつけて行きなさい”
今すぐ終わるもの、やりやすいものから先に手をつけて終わらせて行きなさいよという言い方をされる方がいます。今あるものをとにかく終わらせていかないと仕事は回らないぞという言い方をされる方もいます。
当然間違っているわけではないのですが、現場監督はこのやり方をやってしまうと駄目です！この考え方だといろいろな悪影響が起きてしまうのです。
現場監督業は毎日やらなければいけない仕事に加え、今すぐやらなければいけない仕事もあり、長期的にやらなければいけない仕事があります。
そして現場は生き物と言われるだけあって突発的に出てくる仕事も山ほどあるわけです。その時にこのようなやり方で業務を行うと残業が発生してしまうことになるのです。優先順位をしっかりと決められていないからです。
優先順位の付け方
仕事が複数ある場合、優先順位を付けます。どちらが優先なのか分割するのです。
その1
今すぐにやらなければいけないものか、それともそうではないものか2つにわけましょう。当然今すぐにやらなければいけないことは優先順位として先に上がってきます。
その2
今すぐにやらなければいけないもの中でさらに分割していきましょう。自分だけで完結するものと影響力が高いものにわけるのです。
自分だけで完結する仕事というのはそれを滞らせてやらなかったとしたら何が起きるのか、、、きっと怒られるのです。つまり怒られて終わる程度のものであれば後回しにしても問題ないと考えましょう。
逆に誰かに影響するもの非常に重要なわけです。
特に現場監督は指示を出すスタート地点ですので仕事を滞らせることは自分以外の全ての仕事を止めてしまうのとイコールになるのです。
だからこそ影響力があるものは優先的にやっていかなければいけないのです。
この影響力というのは影響する人が多いということです。物理的な人数ではなく工程の数のことをいいます。工程の数が多ければ多いほど影響力が強くなりますので優先度合いをあげるように考えなければいけないのです。
～例え話～
怒られてすむものとは・・・安全日誌を書く作業や社内の書類作成。
日誌を書かなかったからといって現場が止まるわけではありません。でも書かなかったら毎日かけて言っているだろと自分が怒られて終わります。そういうものに関しては後回しです。
社内書類の休暇願を出さなければいけないのに出さなかった場合、まだ出していないのかと怒られます。でもそれ以上でもそれ以下でもありません。ということは後回しです。
今やらなければいけないかどうかとなると最後でも構わないということになるのです。このように自分だけで完結する仕事はまずは手をつけちゃいけないということになります。
影響力の高い仕事とは・・・墨出し作業。あなたの仕事は墨出しをすることだとしましょう。
次に計量屋さんが軽量鉄骨を組み立てます。
その次にボード屋さんがボードを貼っていきます。
その次にクロス屋さんがクロスを貼っていきます。
その後床屋さんが巾木を張っていきます。
このように墨出しをするかしないかによって次の工程がどんどん生まれていくかいかないかということになるのです。これが影響力が高い仕事ということになります。
これは今自分がやらなかった場合、次に進んで行かないという事になります。それ以降の仕事全部に影響がでるということになるのです。
仮に影響力が少ないものでも自分だけで完結する仕事より優先的にやっていかなければいけないのです。
まとめ
仕事の優先順位の決め方というのが今回お話しさせていただきました。
まず2つに分けましょう。
今すぐやらなければいけないものかそれともそうではないものか。
この中でさらに分割していきます。
影響力が高いものは先に、低いものはあとにという風に優先順位を決めましょう。
工程が多ければ多いほどより優先的な順位ということで仕事を組み立てていきましょう。
これが基本的な優先順位。あなたの仕事の優先順位の決め方ということになるわけです。
影響力の高いものから順番に取り掛かるやり方をすれば、自分がいつもアップアップしていても現場はフル回転で一番効率のいい方法で仕事を進めていくことができます。
自分のことだけ考えるのではなく、しっかりと周りの人の仕事を含めてプロデュースできる人は頼られる存在にもなれるのです。