皆さん、こんにちは！優先順位、しっかりとつけていますか？
日常生活や仕事で様々なタスクが押し寄せてくると、ついつい優先順位がぐちゃぐちゃになってしまい、どれから手をつけたらいいのか迷ってしまうことってありますよね。何を優先すべきか、どのような基準で順番をつけていくべきか、頭が混乱してしまうこともあるでしょう。
しかし、優先順位をしっかりとつけることができれば、仕事のスピードが飛躍的に向上し、自分の仕事能力も大きく高めることができます。その逆に、優先順位をつけられないと、仕事が遅れてしまい、他の人に迷惑をかけてしまうこともあるでしょう。そして、仕事の優先順位を決められないことは、時には上司や先輩からの叱責につながることもあるかもしれません。
今回は、優先順位をつけるための方法や考え方についてお話しし、これからの日常生活や仕事に役立てていただきたいと思います。優先順位を明確につけることは、成功への近道です。ぜひ、お付き合いいただきながら、この重要なスキルを身につけていきましょう。
株式会社 RaisePLAN 代表取締役
武田 祐樹（たけだ ひろき）
【これまでの活動】
- 総合建設業に17年在職後、独立起業。
- 建設現場の生産性向上支援や施工管理の教育支援を展開。
- 中小企業デジタル化応援隊事業（中小企業庁）のIT専門家。
- YouTubeや音声配信、Instagramなどで情報発信を行い、電子書籍の出版やオンライン講師、オンラインセミナー活動に積極的に取り組む。
- 建設業の現場効率化の仕掛け人としてAbemaPrimeに出演（2023年3月）。
仕事の進め方
仕事の進め方について、一般的によく耳にするアドバイスは、「まずはやりやすい仕事から手をつけて行きなさい」というものです。また、逆に「今すぐ終わるもの、やりやすいものから先に手をつけて終わらせて行きなさいよ」という言い方をされる方もいます。どちらのアプローチも間違ってはいないのですが、現場監督の仕事において、単純にこれらの方法を適用してしまうことは適切ではありません。なぜなら、この考え方にはいくつかの悪影響があるからです。
現場監督業は、日々のタスクだけでなく、即座に対応しなければならない緊急な仕事や、長期的な計画を立てて進める必要があります。さらに、現場は予測不能な状況が発生しやすい場所であり、急なトラブルや課題が頻繁に発生します。このような状況で、単に「やりやすいものから順番に終わらせていく」という方法を採用すると、次のような問題が生じる可能性があります。
- 残業の増加: 優先順位を明確につけずに、都度都度取り組む仕事を選んでしまうと、緊急の仕事が積み重なり、結果的に残業が発生する可能性が高まります。
- 重要な仕事の見落とし: 常に「やりやすいもの」に取り組むことで、長期的な計画や重要なタスクが後回しにされ、見落とされることがあります。
- ストレスと効率の低下: 現場監督の業務はストレスの多い環境であり、適切な優先順位をつけないまま仕事を進めると、ストレスが増大し、効率が低下する可能性があります。
ですから、現場監督としては、優先順位をしっかりとつけるスキルが不可欠です。緊急性や重要性に基づいて仕事を優先的に取り組むことで、残業の削減や効率の向上が図れます。また、長期的な計画も見据えつつ、突発的な課題にも対応できる柔軟性を持つことが大切です。このようなスキルを磨くことで、現場監督としてのパフォーマンスを向上させることができます。
できる現場監督になるための優先順位の付け方
優先順位の付け方は、仕事が多くても効果的に進めるための鍵です。以下に、優先順位をつけるためのステップを詳しく説明します。
1. 緊急性と重要性の分析
仕事を優先順位付けするために、ますますやるべきかどうかを判断しましょう。まず、今すぐに対処しなければならないものと、そうではないものを区別します。当然、即座に対処が必要なものは、優先順位が高いと考えます。
2. 影響力の評価
次に、今すぐに対処が必要なタスクの中で、どれが自分だけで完結するもので、どれが他の人やプロジェクトに影響を及ぼすものかを評価します。自分だけで完結するタスクは、そのまま放置することで他に影響を及ぼさない場合、後回しにできるかもしれません。これに対して、他の人やプロジェクトに影響を及ぼすタスクは、優先順位を高く設定するべきです。
3. 影響力の高い仕事を特定
影響力の高い仕事は、通常、他の工程やタスクの進行に大きな影響を与えるものです。たとえば、工事現場での墨出し作業を考えてみましょう。これが滞ると、次の計量やボード貼り、クロス張り、床の仕事など全ての工程に影響を及ぼします。したがって、このような仕事は優先的に取り組むべきです。
4. 影響力が高い仕事を優先
影響力の高い仕事を優先順位のトップに配置しましょう。これらのタスクは、プロジェクト全体の円滑な進行に不可欠であり、遅延を許すわけにはいきません。墨出し作業のように、次の工程やプロセスに影響を与える作業は、特に重要です。
5. 影響力が低い仕事を調整
影響力の低い仕事は、自分だけで完結するものであり、他に影響を及ぼさない場合、後回しにすることができます。たとえば、安全日誌の記入や社内書類の提出など、他の人に直接的な影響を及ぼさない作業は、必要に応じて調整できます。
まとめ
仕事の優先順位を決める方法について、今回は詳しくお話ししました。これを基に、仕事をスムーズに進め、より効率的に成果を上げるために、最後に締めくくりたいと思います。
まず、優先順位を決める際に大切なのは、2つのカテゴリーに分けることです。一つ目は、今すぐに対処が必要なものと、そうではないもの。そして、その中でさらに分割して、影響力の高い仕事を優先し、影響力の低いものは後回しにします。工程が多い場合は、さらに優先順位を調整していきます。
この基本的なアプローチを実践することで、仕事の優先順位を明確にし、プロジェクトや業務をスムーズに進めることができます。影響力の高い仕事から順に取り組むことで、自分だけでなく、周りの人々の仕事も含めて効率的にプロデュースすることができます。
そして、仕事の優先順位を適切に設定し、周りの人と協力して業務を進めることができる人は、頼りにされ、成功への近道を歩むことができる存在となります。自分のキャリアを築くために、優先順位を意識的に決め、効果的に仕事をこなしていきましょう。最終的には、仕事のプロデューサーとして、さらなる成果を上げることができることでしょう。成功への一歩を踏み出すために、優先順位の大切さを心に刻んでください。
