【建設会社の働き方改革】クラウドによるデータ共有

本記事では働き方改革の実例【クラウドによるデータ共有】について紹介します。

施策の概要
  • 導入コスト:100,000円程度
  • 必要なもの:クラウドのアカウント、通信環境
  • 時間:160時間の削減
  • コスト:1,820,000円程度の削減

施工管理の働き方改革において、まず最初に手を付けるべきものがこの施策。「そんなのもうやっているよ」と思われる人もいるかもしれません。でも待ってください。

クラウドを活用していく本当の破壊力を分かっていないかもしれません。そもそもこれなしに進めていくと、必ず働き方改革の大きな障壁になってしまいます。そのくらい基本中の基本であり、だからこそ重要なのです。

今回は【クラウドによるデータ共有】について、基本的な使い方とメリットやデメリット、そして応用的な使い方までお話していきます。

目次

導入の基本

クラウドとは、パソコン上ではなくインターネット上にデータを置いておくことのできるサービスです。自分のパソコンにしかないものは自分しか開けませんが、クラウドにデータを置いておくと、誰でもみることができ、追加することもできます。

またパソコンだけじゃなく、スマホやタブレットなどの機器からも簡単に開くことができるようになります。しかも、パソコンの中にはいつものようなフォルダがあるだけ。そこに入れるだけで、勝手に共有データになり、みんなが見られるようになります。

メリット

  • 現場でも出先でも、どこにいても最新データをみんなが見られる
  • スマホやタブレットを現場に持っていくだけで、図面や資料を持ち運ぶ必要がない
  • 現場で撮った写真などをすぐにみんなで共有することができる
  • 現場だけじゃなく、会社とも連携することができる
  • メールで送る手間が不要、大きなデータもファイル便などを使う必要がない

デメリット

  • ルールを決めないと、勝手に変更されることがある
  • 共有してはいけないデータを誤ってあげてしまうと、みんなに見られてしまう
  • 管理をする人は少しだけIT知識が必要になる
  • 有料サービスになるので、契約や解除をする社内ルールが必要になる

応用的な活用方法

  • 建築と電気と設備、建築とサッシと建具など、関連性の高いグループの共有フォルダを作り、常に最新のデータを閲覧することで、連携がスムーズになる。
  • 設計や施主とのやり取りの中で共有フォルダを作ると、写真や資料などの受け渡しが円滑になりストレスが少ない。議事録を共有することもおすすめ。
  • 安全書類のスキャンデータを取り込む仕組みを作ると、会社の人に整理をお願いすることもできる。もちろん社外の外注先との共有も楽になる。

ポイントまとめ

「メールを送る作業をなくしたい」という方向に意識を向けると、導入がしやすく、使い勝手がいろいろと見えてきます。DropboxやGoogledrive、Boxなど有名なものが多くありますが、どれもセキュリティは高いので導入しやすいと思います。

クラウドのことがわからない人に対して参加させる場合には、多くの説明をせずデスクトップ上に共有フォルダを作ってあげる方法がおすすめ。「データは全部ここに入れてね」と、「予算などの見られちゃいけないものは入れないでね」という簡単なルールだけ伝えましょう。

これから様々な業務削減案を解説していきますが、クラウド化はほとんどに関連してきます。そのくらいカギとなるツールですので、何よりも先にまず導入をおすすめします。

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